宝通重构海外投标：把专家时间留给判断

“很多人觉得投标就是整理文件、做报价、写响应。其实不是。”宝通售前解决方案专家陆梦阳说,投标最耗时间的地方,往往不在最后写标书,而在动笔之前。

宝通是全球领先的智能输送全生命周周期解决方案服务商,项目分布在澳洲、南美、北美、非洲、欧洲、东南亚等市场。一个海外项目发过来,通常是一整包资料:招标文件、技术规格书、参数表、皮带清单、图纸、澄清文件和商务响应要求,少则几份,多则十几份。

投标不是把文件交齐就行。哪些参数是硬要求,哪些资料必须补,哪些历史文件可以沿用,哪些回复可能影响后续履约,都需要在有限时间内先判断清楚。

过去,这些工作最后都会汇到少数熟手那里。技术人员要读规格书、提取参数、完成输送带选型;资料支持要翻找资质文件、检测报告、TDS(Technical Data Sheet,意为技术数据表或技术规格书)和历史案例;销售还要不断确认客户新增要求。专家真正开始判断之前,往往已经花了大量时间翻文件、找材料、核版本。

宝通后来做了一次调整:客户资料上传后,先由系统完成拆解、提取、归类和匹配,再交给专家确认。飞书妙搭搭建投标工作台,飞书文档和知识库承接资料,飞书 aily 则基于项目过程数据,帮助团队持续跟踪进度和问题。

01 一包文件进来,先被占住的是专家

过去,宝通的海外投标靠销售、技术和资料支持接力完成。

国外某矿区场景

销售先接收客户资料,理解项目要求;技术人员阅读技术规格书,判断产品结构、胶料等级、骨架配置、执行标准和技术偏差;资料支持再去匹配资质文件、检测报告、TDS、产品说明和历史项目材料。

流程本身并不复杂,但每一步都需要人工处理。

客户文件量大,关键条款藏得深,一份文件分析下来往往要花半天,人工提取还容易遗漏;资料散在不同文件夹和历史项目里,查找、对版本、改命名都要耗费时间;技术澄清则要逐条对照客户问题和原始条款,既不能答错,也不能承诺过度。

技术人员还要根据规格书完成输送带选型和 TDS 输出,一轮下来通常需要一天左右。如果客户提出技术澄清,团队还要继续翻文件、对条款、写回复,单次往往需要两小时左右。

项目少时,这些工作还能靠人往前推。项目一多,瓶颈就出现了:一个项目的规格书还没看完,另一个项目已经进来;参数还在核对,销售又来确认历史资料能不能提交;澄清回复写到一半,客户又补充了新要求。

表面看,是每个人都很忙,实际被卡住的是少数熟手的时间。

陆梦阳说,很多时间不是花在做决定上,而是花在“把做决定需要的材料先凑齐”。

这也是海外投标容易被误解的地方。它看起来像文书处理,实际却是信息、经验和协作的密集配合。客户不会把问题拆成清清楚楚的几条,而是把参数、标准、格式要求、偏差点和交付约束一起发过来。有些风险甚至不会被明确写出来,却必须提前识别。

如果所有资料都等专家从头处理,投标速度很难提起来。

02 先把流程接起来,再让专家做判断

宝通要解决的并不只是“文件看得慢”,而是文件处理之后的工作如何继续推进。

如果 AI 只在一个窗口里生成摘要,参数提取出来后仍然要复制到表格,再发给技术人员;资料匹配完成后,还要回到文件夹里找附件;澄清初稿生成后,谁来审核、哪些问题还没确认,仍然要靠聊天记录跟进。单点工具可以加快一个动作,却解决不了多人协作中的断点。

因此,宝通需要的不是一个单独的 AI 入口,而是一套能够承接完整投标流程的工作台。要把这套工作台搭起来,第一步不是上技术,而是先把业务讲清楚。

宝通相关负责人范旭梦带领团队梳理销售、技术、资料支持和审核确认等环节,明确每一步需要输入什么信息、形成什么结果、由谁负责确认,并整理历史项目中的报价、技术参数和典型问题,为工作台提供流程和数据基础。“只有先明确业务规则、审核节点和实际需求,AI 才能真正接入业务流程。”范旭梦说。

在此基础上,团队成员杨宸苏将业务流程进一步转化为工作台中的功能、字段和自动化节点,并根据一线使用反馈,持续调整文件解析、参数提取、数据流转和结果展示等系统逻辑,使工作台能够适应不同文件格式、字段差异和流程变化。

飞书妙搭则成为承载这套业务流程的底座。一个项目进入后,销售在工作台上传客户资料,系统自动触发文件分析和参数提取,整理出项目要求、技术参数、风险点、待确认事项和资料清单;资料支持根据清单补充资质文件、检测报告和历史材料;技术专家审核选型建议、TDS 和澄清初稿;最终由投标经理完成确认。

用飞书妙搭搭建的投标流程工作台

每一步的处理人、当前状态、待补资料和审核结果,都记录在工作台里。项目不再依靠某个人记得“下一步该找谁”,也不需要在多个聊天窗口之间来回确认。

妙搭适合承担这部分工作,是因为海外投标不是一套固定模板。不同客户、不同项目和不同地区,对文件格式、资料命名、技术参数和交付要求都有差异。业务团队可以根据实际项目调整字段、流程节点和审核规则,把原本依靠经验推动的工作,变成可以持续修改的业务流程。

飞书文档和知识库承接的是资料本身。资质文件、检测报告、质量体系文件、TDS 模板、历史项目材料和典型澄清回复被统一归档。项目推进时,团队可以按要求调用和核对,不必再从个人文件夹和聊天记录里重新寻找。

飞书 aily 承接的是项目运行过程中的跟踪和分析。它不负责替专家确认产品结构,也不替投标经理承担履约风险,而是根据工作台里的项目数据,汇总当前进度、提示待处理事项,并帮助团队识别反复出现的问题:哪些环节经常等待确认,哪些资料被频繁调用,哪些澄清问题在不同项目中重复出现。

用飞书 aily 搭建的投标文件分析助手

三者解决的是不同环节的问题:妙搭把流程搭起来,文档和知识库把资料放到可调用的位置,aily 则根据流程数据持续跟进和归纳。缺少其中任何一环,前面的 AI 处理都容易停留在一次性输出上,无法真正进入投标流程。

客户十几个文件上传后,Agent 会先完成一轮拆解,形成项目要求、关键参数、风险点、待确认事项和资料清单。专家看到的,不再是一整包未经处理的原始文件,而是一份需要审核的工作底稿。

这并不意味着专家退出了流程。

产品结构怎么选,胶料等级是否合适,执行标准能不能满足,关键偏差如何回复,客户特殊要求是否会影响报价、合同和交付,这些内容仍然必须由投标经理或技术专家确认。

系统先处理的是另一类工作:提取带宽、强度等级、覆盖胶厚度、工况要求、执行标准、胶料等级和骨架结构;匹配资质文件、检测报告、TDS 和历史资料;生成技术澄清初稿。专家不再从零开始,而是对已有结果进行审核、修改和收口。

输送带选型就是一个典型例子。过去,技术人员要先查资料、核参数,再结合项目工况完成选型和 TDS 输出。现在,系统先整理出参数和初步建议,技术人员把时间用在判断建议是否成立、哪些地方需要调整。

宝通打造的工业输送带技术指标提取 skill

澄清回复也一样。客户提出一个问题,背后可能涉及原始条款、内部标准、过往经验和履约风险。系统先形成初稿,专家再判断哪些表述要修改,哪些承诺要收紧,哪些问题必须回到原始文件重新确认。

被挪走的不是判断,而是判断之前那些重复、分散的准备工作。

03 省下来的是专家的时间和组织经验

宝通内部测算,单个典型海外投标项目的全流程处理时间,已从约 16.5 小时缩短到约 3.5 小时,效率提升约 79%;年度节约工时约 975 小时,折合约 1.2 个人效;TDS 选型也从过去约一天缩短至约一小时。

这些数字背后,是团队工作节奏的变化。

过去多个项目并行时,技术和资料支持最容易成为瓶颈,因为大量前置工作最后都会堆到少数熟手身上。

现在,材料先被整理、归类和压缩,项目可以更快进入审核和决策阶段。据宝通介绍,部分澳洲供应商项目已经可以在当天完成反馈。

对新人来说,变化也很明显。

制造业里的很多经验,很难单靠流程文件完成交接。哪些参数必须先看,哪些偏差不能轻易回复,哪些历史资料可以沿用,哪些措辞会给后续履约留下风险,过去往往只存在于老员工的经验里。

现在,标准流程、关键参数、常用资料和典型澄清被沉淀在飞书文档、知识库和投标工作台中。新人跟项目时,看到的不只是最后一份回复,还能看到资料如何进入流程、参数如何被提取、问题在哪一步被确认,以及专家为什么修改某句话。

经验没有因此被完全标准化,但至少不再只靠口头传递。

资深专家也能把更多时间放在审核、确认和复杂问题处理上。过去反复找资料、确认版本、准备初稿的时间减少后,他们可以更早介入真正需要经验的环节。

对管理者来说,项目处在哪个阶段、哪些资料还没补齐、哪些问题等待确认、哪个环节反复拖慢进度,也能从工作台中直接看到。投标不再只是一个个项目往前赶,流程本身也开始留下可复盘、可调整的数据。

宝通并没有把海外投标变简单。文件仍然多,项目仍然复杂,风险判断仍然需要专家承担。变化在于,专家不必先完成所有整理工作,才有机会开始判断。

先由系统处理材料,再由专家确认关键问题。投标流程因此少了一些等待,也让经验更容易被团队继续使用。